海淀區地下空間備案和消防開業檢備案是地下空間使用的必要程序。對于備案，需要提交以下材料：

1. 北京市普通地下室登記備案表；

2. 使用人對使用用途、范圍和期限的說明；

3. 普通地下室建筑平面布置圖；

4. 產權登記證明或者所有權人共同決定使用普通地下室的證明；

5. 規劃文件，包括規劃用途的證明文件（建設工程規劃許可證及附件、附圖）或者規劃部門對使用用途確認的文件；

6. 具有相應資質的檢測機構出具的通風系統和空調系統衛生檢測合格證明；

7. 依法須經消防安全檢查方可投入使用、營業的，提交消防機構出具的消防安全檢查合格證明；

8. 租賃使用的，提供租賃合同及租賃雙方當事人明；

9. 進行結構改造的，提交房屋安全鑒定機構出具的房屋結構安全鑒定報告；

10. 未進行結構改造的，簽訂《關于不改變房屋結構的承諾書》；

11. 普通地下室所有權人承諾書；

12. 普通地下室使用人承諾書；

13. 依法應當提交的其他文件。

對于消防開業檢備案，需要提交以下材料：

1. 消防開業檢查申請表；

2. 酒店營業執照或組織機構代碼證等證明文件；

3. 酒店產權證明文件（如不動產權證書、房屋租賃合同等）；

4. 酒店地理位置圖和建筑平面圖；

5. 酒店消防設施清單及維護保養報告；

6. 酒店安全管理制度和應急預案等材料。

在辦理過程中，需要注意以下事項：

1. 備案材料必須齊全、完整，否則將影響備案時間。

2. 備案時間為10個工作日，逾期將被視為備案未通過。

3. 消防審批文件要提前申報，未經審批不得進行施工。

4. 消防審批時間為30個工作日，逾期將被視為審批未通過。

對于不具備相關備案/審批工作能力的業主，可以委托公司代辦處理，讓業主輕松拿捏相關流程。代辦服務的公司一般提供全流程的代辦服務，包括備案/審批申報、材料整理等，并確保價格合理、服務優質高效。